Waar begin je met automatiseren? Kies het eerste proces
Veel ondernemers willen iets met AI, maar weten niet waar ze moeten beginnen. Twee vragen helpen je kiezen: hoe vaak komt een taak voor, en verloopt hij steeds op dezelfde manier?
De vraag die we het vaakst horen is niet “wat kan AI?”. Het is “waar begin ik?”. Dat is een goede vraag. Wie op de verkeerde plek begint, steekt tijd en geld in iets dat weinig oplevert. En dan is de zin in een volgende stap snel weg.
Het goede nieuws: je hoeft geen technisch plan te maken om een eerste keuze te maken. Twee vragen brengen je al een heel eind.
Vraag 1: hoe vaak komt het voor?
Een taak die je één keer per kwartaal doet, kost je per jaar een paar uur. Een taak die elke dag terugkomt, kost je weken. Hoe vaker iets voorkomt, hoe meer het oplevert als het vanzelf gaat.
Kijk daarom eerst naar het werk dat steeds terugkomt. Denk aan offerteaanvragen, inkomende facturen, planningswijzigingen of vragen van klanten die op elkaar lijken.
Vraag 2: zijn de stappen steeds hetzelfde?
Een proces met vaste stappen laat zich goed automatiseren. Er komt iets binnen, je zoekt iets op, je zet het ergens in en je stuurt een bevestiging. Als jouw collega’s dat allemaal op dezelfde manier doen, kan een workflow het overnemen.
Gaat het elke keer anders, dan ligt het lastiger. Dan moet je eerst afspreken hoe het hoort te gaan. Dat is geen verloren tijd, want een helder proces scheelt ook zonder automatisering al werk.
Leg de twee vragen naast elkaar
Zet je taken in het schema hierboven. Rechtsboven staan de kandidaten voor je eerste stap: werk dat vaak voorkomt en steeds hetzelfde verloopt. Linksboven staat werk dat vaak voorkomt maar rommelig loopt. Daar begin je met afspraken maken, niet met software.
Rechtsonder en linksonder laat je voorlopig liggen. Dat werk mag later, als de eerste automatisering draait en je weet hoe het bevalt.
Klein beginnen is geen zwakte
Je eerste automatisering hoeft niet groot te zijn. Liever één proces dat goed werkt dan drie halve. Je team went eraan, je ziet wat het oplevert en je leert wat je de volgende keer anders doet.
Twijfel je welk proces bij jou rechtsboven staat? Daar is ons gratis adviesgesprek van 30 minuten voor. Je vertelt hoe het werk nu loopt, wij denken mee over waar je kunt beginnen. Plan een gratis gesprek.