Wat is een workflow, en waar past AI daarin?
Een workflow is een reeks vaste stappen die vanzelf doorlopen. AI is daarin één van de stappen, niet het hele verhaal. Zo zie je waar het verschil zit en waarom die combinatie goed werkt.
Als we het over automatiseren hebben, valt het woord workflow vaak. Het klinkt technisch, maar het idee is eenvoudig. Een workflow is een reeks stappen die vanzelf achter elkaar gebeuren, zodra er iets in gang wordt gezet.
Een workflow volgt vaste regels
Elke workflow begint met een aanleiding. Dat kan een binnenkomende mail zijn, een ingevuld formulier of een vast tijdstip. Daarna volgen de stappen: gegevens ophalen, iets controleren, iets wegschrijven, een bericht sturen.
Die stappen doen elke keer precies hetzelfde. Dat is de kracht ervan. Een workflow vergeet niets, typt niets verkeerd over en werkt ook om tien uur ’s avonds.
Waar AI het verschil maakt
Vaste regels lopen vast op vrije tekst. Een klant schrijft in een mail wat hij wil, in zijn eigen woorden. Een workflow kan die mail doorsturen, maar niet begrijpen wat erin staat.
Daar komt AI in beeld. Een taalmodel kan een mail lezen en de wensen, aantallen en deadline eruit halen. Het kan een samenvatting maken of een eerste versie van een antwoord schrijven. Daarna neemt de workflow het weer over.
In het voorbeeld hierboven is alleen stap 3 AI. De rest zijn vaste stappen. Zo houd je het voorspelbaar: AI doet waar het goed in is, en de workflow zorgt dat alles op de juiste plek belandt.
Een mens houdt het laatste woord
In de laatste stap kijkt een collega mee. Dat is bewust. AI maakt soms fouten, zeker bij een onduidelijke vraag. Door het concept eerst te laten controleren, wint je team tijd zonder de regie uit handen te geven.
Naarmate je ziet dat het goed gaat, kun je kiezen welke stappen zonder controle mogen. Dat besluit je zelf, per stap.
Zelf kijken wat bij jou past
Elk bedrijf heeft andere processen en andere systemen. Wil je weten welke workflow bij jou het meeste werk scheelt? In de AI Quickscan brengen we dat samen in kaart. Of begin met een gratis gesprek van 30 minuten. Plan een gratis gesprek.